Geschäftsordnung des Arbeitskreises Open Access und Publikationsmanagement der Leibniz-Gemeinschaft

Beschlossen am 28.10.2025 auf der Jahresversammlung des Arbeitskreises Open Access und Publikationsmanagement. Diese Geschäftsordnung löst die Geschäftsordnung in der Fassung vom 24.11.2021 ab.

§ 1 Aufgaben des Arbeitskreises

1. Der Arbeitskreis (AK) Open Access und Publikationsmanagement unterstützt das Präsidium, die Geschäftsstelle und die Leibniz-Institute in den Themenfeldern Publikationsmanagement und Open Access, insbesondere im Kontext der weiteren Umsetzung der Open-Access-Transformation. Darüber hinaus versteht er sich als Gremium für den Austausch zwischen den Mitgliedseinrichtungen zu den genannten Themen.

   Die Aufgaben des AK umfassen im Wesentlichen folgende Bereiche:

   • Beratung des Präsidiums sowie der Geschäftsstelle
   • Erarbeitung von Stellungnahmen und Policy-Dokumenten
   • Information der Mitgliedseinrichtungen zu neuen Entwicklungen
   • Durchführung von Workshops und (Fortbildungs-)Veranstaltungen
   • Beratung von Mitgliedseinrichtungen
   • Vernetzung und Informationsaustausch mit anderen AKs innerhalb der Leibniz-Gemeinschaft, insbesondere mit dem AK Bibliotheken und Informationseinrichtungen
   • Vertretung der Leibniz-Gemeinschaft in externen Gremien
   • Begleitung der wissenschaftspolitischen Entwicklung auf nationaler und internationaler Ebene und Abgleich mit den Zielen der Leibniz-Gemeinschaft

2. Die Sprecherin oder der Sprecher berichtet dem Präsidium regelmäßig über die Tätigkeit des AK.

§ 2 Mitgliedschaft, Sprecher:innenkreis, Sprecher:in

1. Der AK besteht aus Vertreter:innen der Mitgliedseinrichtungen der Leibniz-Gemeinschaft. Jedes Institut verfügt bei Abstimmungen über eine Stimme, kann aber durch mehrere Personen im AK vertreten werden. Idealerweise ist die entsandte Person in der jeweiligen Institution für die Themen Open Access und/oder Publikationsmanagement verantwortlich oder mit diesen Themen vertraut. Gäste können auf Einladung an den Sitzungen des AK teilnehmen.
2. Es wird ein Sprecher:innenkreis (SK) gebildet, der sich wie folgt zusammensetzt:
   • Zwei Personen pro Sektion aus den Sektionen A, B, C und D; eine Person für die Sektion E
   • Je eine Person pro Unter-AG
   • Eine Person für die Geschäftsstelle der Leibniz-Gemeinschaft als Gast
3. Die Wahl der Sektionsvertreter:innen im SK erfolgt durch die jeweiligen Vertreter:innen der Sektionen im AK für die Dauer von zwei Jahre. Die Wahlen finden während der AK-Sitzung statt. Dabei wird eine möglichst geschlechterparitätische Besetzung angestrebt.
4. Der SK wählt aus seiner Mitte eine:n Sprecher:in sowie eine:n stellvertretende:n Sprecher:in ebenfalls für einen Zeitraum von zwei Jahren. Der SK kann Gäste zu seinen Treffen einladen.

§ 3 Arbeitsweise

1. Der AK tagt mindestens einmal im Jahr. Die AK-Sitzung findet vorzugsweise als Präsenzveranstaltung statt und wird durch den SK vorbereitet. Der SK lädt zu dieser Sitzung ein. Die Teilnehmer:innen des AK können bis zu zwei Wochen vor der AK-Sitzung zusätzliche Tagesordnungspunkte schriftlich vorschlagen. In der AK-Sitzung werden die vorbereiteten Themen diskutiert, Ergebnisse von Unter-Arbeitsgruppen präsentiert und Entscheidungen getroffen.
2. Der SK tagt mindestens zweimal im Jahr. Sitzungen des SK werden durch die Sprecherin oder den Sprecher einberufen. Die Sitzungen des SK können entweder als Präsenzveranstaltung oder als Video- oder Telefonkonferenz stattfinden.
   1. Der SK trifft bei kurzfristig anstehenden Entscheidungen Beschlüsse für den AK.
   2. Dem SK obliegt die Vorbereitung der Tagung des AK. Während der Tagung legt der SK dem AK einen Rechenschaftsbericht vor.
   3. Der SK kann Unterarbeitsgruppen zur vertieften Bearbeitung spezieller Themen einsetzen.
3. Der SK organisiert in Zusammenarbeit mit den Unter-AGs mindestens einen Workshop pro Jahr zu einem Themenschwerpunkt.
   1. Der SK berichtet bei Bedarf auf diesen Veranstaltungen über aktuelle Entwicklungen und Diskussionen im SK.
   2. Die Workshops können entweder als Präsenzveranstaltung, als Video- oder Telefonkonferenz oder als hybride Veranstaltungen stattfinden.
   3. Themenvorschläge für Workshops können durch die AK-Teilnehmer:innen eingebracht werden.
4. Gegebenenfalls entstehende Reisekosten der Teilnehmer:innen sind von den entsendenden Einrichtungen zu tragen.
5. Honorare und Reisekosten für Referent:innen können nur in Ausnahmefällen und nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Geschäftsstelle gezahlt werden.

§ 4 Beschlussfähigkeit und Beschlussfassung

Der AK ist beschlussfähig, wenn die Teilnehmer:innen ordnungsgemäß eingeladen sind. Beschlüsse werden während der Sitzung mit einfacher Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Teilnehmer:innen gefasst.

Der SK ist bevollmächtigt, Beschlüsse für den AK – außerhalb der AK-Sitzungen – zu fassen. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der stimmberechtigten Teilnehmer:innen gefasst. Die Protokolle aller SK-Sitzungen werden den Teilnehmer:innen des AK kurzfristig bekannt gemacht.