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Um die Gefahr von ungewünschtem Abfluss von Wissen zu verhindern, sollten institutsinterne Strategien und Vorgaben entwickelt werden, die festlegen welche Personen auf welche Geräte und Unterlagen Zugriff haben. Im Idealfall haben die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie technisches Personal nur auf die Bereiche Zugriff (physisch etwa durch die Nutzbarkeit von Schlüsseln oder virtuell durch Zugänge auf Laufwerke und Software), die für ihren konkreten Forschungsbereich relevant sind. Die Einhaltung dieser Richtlinien minimiert das Risiko von Datenlecks und unbefugtem Zugriff. Die Devise sollte in diesem Zusammenhang lauten: “So wenig wie möglich, so viel wie nötig.”
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